Las Carpetas de Importación es una forma de poder agrupar todos los gastos incurridos en una importación, para luego distribuirlos entre los productos importados y así tener un costo unitario más real.
Antes de comenzar a utilizar las carpetas en el sistema debes configurar como se explica aquí.
Para poder trabajar con las Carpetas de Importación debes ir al módulo de Gestión | Operaciones | Carpetas de Importación
Crear Carpeta
Para crear una Carpeta de Importación debes hacer click en el botón Agregar, y completar
En Referencia debemos colocar algo que nos permita identificar fácilmente la carpeta en los distintos módulos e informes del sistema.
En Proveedor debes indicar el Proveedor Extranjero al cual se le están comprando los productos. Este debe estar creado antes, como se explica aquí.
En Agente de Aduana debes identificar cual será el Agente encargado de tramitar la importación.
Una vez creada la Carpeta ya la pueden comenzar a asociar a los diferentes documentos, como son por ejemplo: Ordenes de Compra, Facturas de Proveedores Extranjeros, Entradas a Bodega, Gastos de Internación, Facturas del Agente de Aduana, etc.
Revisión Carpeta
Si quieres revisar que documentos están asociados a una Carpeta, o bien hacer el proceso de cierre (que explicaremos luego), sólo debes hacer click en el icono celeste que está a la izquierda en el listado de carpetas.
Esto te llevará a algo como esto,
Dentro de la Carpeta encontrarás 4 secciones, las cuales son:
Documentos Proveedor Extranjero : Acá verás la(s) Invoice(s) o Facturas del Proveedor Extranjero que asociaron a la Carpeta.
Declaración de Ingreso : Acá verás la Declaración de Ingresos generada por la Aduana, donde lo importante es el IVA y los Derechos.
Gastos Adicionales Importación : Estos son las Facturas u otros documentos de los gastos que se incurrieron para poder traer la mercadería desde el origen hasta tus bodegas, los cuales generalmente son cancelados directamente por el Agente de Aduanas.
Entradas de Bodega : Estas son las entradas de bodega por los productos recibidos de parte de tu Proveedor Extranjero.
Generalmente la Entrada de Bodega se hace varios días antes de poder tener todos los documentos de la importación, razón por la cual recomendamos que al momento de hacer la Entrada registren el costo lo más cercano a lo que debería ser una vez puesto en tus bodegas; con el fin de minimizar las diferencias al momento de hacer el cierre.
Cerrar la Carpeta
El proceso de cierre de una carpeta tiene varios efectos en el sistema, los cuales son :
Se calcula cual es el costo total de la importación y se compara con lo ya registrado a través de las Entradas de Bodegas. En caso que el producto aún tenga Stock al momento de hacer el cierre, se generará un Ajuste de Stock para reconocer este mayor/menor costo. Pero si el producto no tiene Stock, la diferencia se llevará directo a la cuenta de resultados.
Se cancelarán los documentos por los gastos de importación y la declaración de ingreso, según se explicará a continuación.
Se marcará la carpeta como cerrada para que no se le puedan seguir imputando más documentos.
Es muy importante tener en cuenta que una vez cerrada una carpeta, esta NO puede ser vuelta a abrir. Por ende cualquier ajuste o corrección que se requiera hacer a los costos, se deberá hacer por las vías alternativas.
Para realizar el proceso de Cierre, debes seleccionar Cerrar Carpeta desde el menú de acciones con lo que se desplegará el siguiente cuadro
Resaltamos aquí tres cosas muy importantes del proceso de cierre:
Debes seleccionar el período contable donde se registrarán todos los ajustes y cancelaciones antes indicados.
Debes marcar las casillas de todos los documentos que pagó el Agente de Aduanas por cuenta de Uds.; sino se marcan el documento quedará como pendiente de pago, el cual podrá ser cancelado a través del módulo de Tesorería.
Confirmar que entiendes que una vez cerrada la carpeta esta no puede ser abierta nuevamente.
Para finalizar sólo debes hacer click en el botón Procesar